KABAR FIKKIA – Menjamin dokumen organisasi dikelola secara tertib, sistematis, aman, dan mudah diakses, FIKKIA UNAIR menggelar workshop pengawasan kearsipan bagi tenaga kependidikan. Workshop dipimpin oleh Kabag Tata Usaha Yani Rachmawati S.KM., M.Kes dengan pendampingan langsung Dekan FIKKIA Dr. Rahadian Indarto Susilo, dr., Sp.BS. (K) pada Rabu (08/04/2026) di Aula Kampus Mojo. Tenaga kependidikan bidang akademik dan kemahasiswaan, keuangan dan kepegawaian, serta penelitian dan kerjasama hadir mengikuti arahan yang berkaitan dengan tata kelola persuratan internal FIKKIA.
Peraturan Rektor UNAIR No 7 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas telah mengatur bagaimana pengelolaan dokumen. Mulai dari dokumen diciptakan, digunakan, hingga akhir masa penyimpanan menjadi arsip. Adanya peraturan rektor tersebut menjamin transparansi, akuntabilitas, konsistensi pelayanan, dan kepercayaan publik terhadap FIKKIA. Arsip juga menjadi bukti sah dalam pemenuhaan aspek hukum sebagai pertanggungjawaban organisasi.
Penyamaan Standar Tata Naskah Dinas
Dalam diskusi terbuka, Yani menyoroti alur persuratan di FIKKIA. Sesuai dengan Peraturan Rektor yang telah ditetapkan, pencipta surat wajib mengikuti standar format layout, penggunaan ejaan yang disempurnakan (EYD) dan tanda baca. Standar persuratan menjadi wujud profesionalitas pelayanan organisasi yang konsisten dan sesuai prosedur.
”Pembuat surat harus memastikan tidak ada salah ketik (typo), penyampaian informasi jelas, serta memenuhi prosedur layanan. Terdapat surat permohonan yang sifatnya rutinitas, ada juga yang isidental. Oleh karena itu saat ini kita diskusikan bersama bagaimana alurnya yang baik dan efisien” Ujar Yani.
Aplikasi E-Office UNAIR sebenarnya telah mengakomodir siklus penciptaan surat. Namun dalam praktiknya belum bisa menyesuaikan dengan ritme dan kebutuhan kerja. Mengingat ada saja permohonan surat yang bersifat situasional sehingga membutuhkan penangan dan keputusan cepat. Diharapkan adanya alur permohonan surat yang terstandarisasi membuat proses administrasi menjadi lebih singkat. Selain itu pengarsipan menjamin ketersediaan informasi tepat dan cepat saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
Target Tertib Arsip 2027
FIKKIA telah menargetkan penataan arsip dinamis mulai April 2026 hingga Maret 2027. Arsip yang ditangani merupakan dokumen dari unit kepegawaian, dekanat, sarana prasarana, keuangan, kemahasiswaan, akademik, departemen, prodi, bidang penelitian dan kerja sama, sistem informasi dan perpustakaan, media dan kehumasan, serta laboratorium terpadu.
Tata kelola arsip menjadi fondasi penting meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Upaya ini sekaligus menjadi bentuk komitmen UNAIR mencegah potensi penyimpangan serta membangun kepercayaan publik melalui pelayanan profesional, konsisten dan berintegritas.
Penulis: Avicena C. Nisa
Editor: Tasya Ramadhan